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合肥工业大学教育基金会秘书处日常工作管理制度

2018-07-18

2016年12月19日理事会讨论通过)


为加强合肥工业大学教育基金会(以下简称基金会)自身建设,规范日常工作,完善内部管理,提高工作效率,增强基金会的凝聚力,根据国家有关规定,结合本基金会工作实际,制定本管理制度。

第一条  劳动纪律管理制度

(一)作息时间:与合肥工业大学同步。

(二)考勤及假期管理:参照《合肥工业大学教职工劳动纪律管理办法》要求执行。

(三)出差:按照《合肥工业大学差旅费管理办法》和《合肥工业大学中层以上领导干部出差管理规定》要求履行出差审批手续。

第二条  秘书处内部综合管理

(一)秘书处办公人员在使用办公室及相关设备时,须对办公室的卫生和设备的维护负责,保持工作环境整洁,爱护办公室的一切物品。

(二)办公室的日常卫生、整理、由各部门自行负责。每周进行大扫除一次。

(三)爱护公共财产,不随意损坏、丢失、浪费各种办公用品,努力降低损耗。办公室场地和财产物品不得擅自外借。遇有特殊情况,须经有关领导同意后方可外借,并且要登记注明所借物品,归还时间和实际归还时间。

(四)使用办公室固定资产,需按照固定资产的管理规定。不得随意动用固定资产。

(五)必须重视安全保卫工作,注意防火、防盗。每天下班前认真清理文件,并将重要文件锁入文件柜;关闭门窗、电器设备及电源开关,确保安全。

(六)办公室的各种公用物品和设备只能用于工作,不能擅自为私人所用。

(七)办公人员离开合肥市区,需向基金会秘书长汇报。

第三条  文电、印章、证书及网站管理

(一)秘书处人员在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后,认真填写收文处理单,附在所传文件上,送秘书长提出拟办意见。

(二)按照拟办意见规定的范围,及时交予承办人,承办人根据拟办意见及时处理文件,文件处理完毕后及时将文件送交秘书长或理事长阅批,做到文件不积压。

(三)需有关部门阅办的文件,由文件传送人员按领导批示送请该部门负责人阅办,阅办后及时归还。绝密文件必须专柜保管,在处内阅读,要从严管理,单独登记送阅,阅后及时收回。

(四)任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁秘密级以上文件和资料。

(五)凡以基金会名义对外发布的决定(决议)、指示、布告(通告)、通知、通报、报告(请示)、批复和公函等公文,必须由秘书长或理事长核稿,经同意后才能对外发文。

(六)基金会印章(含基金会公章和法人名章)和法人登记证书按规定存放,专人负责具体保管,经秘书长或理事长审核后,方可使用并登记用途;保管人员若因岗位变动,需办理印章、证书移交保管的交接手续。

(七)基金会网站应及时更新,基金会新闻及活动报道需书面完成后经秘书长或理事长核稿后才能在网站上发布。

第四条  财务管理

(一)本基金会设置现金日记账、银行日记账、捐赠物品台账和明细分类账几种主要账册以及各种必要辅助性账簿。

(二)各种账簿必须根据审核无误的原始凭证、记账凭证或汇总表登记入账,做到登记及时,内容完整。

(三)财务各类原始凭证按月装订成册,保管年限按会计档案管理办法文件的有关规定执行。

(四)财产管理要实行账款分别设岗。会计和出纳岗不得互相兼任,且职责分明。财务专用章由专人保管。

第五条  复印机、传真机、打印机管理

(一)复印机、传真机、打印机由秘书处统一管理,办公人员对其名下设备负责。

(二)办公人员应熟悉名下所属设备的操作程序,及时维护保养,确保良好使用状态。

第六条  本制度由基金会秘书处负责解释和修订。

第七条  本制度自理事会讨论通过之日起执行。

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